Politique de confidentialité

Dernière date de modification : 17 avril 2018

L’engagement du Groupe Persona Innovation Inc. à l’égard de la protection de la vie privée.

La protection de la vie privée et le respect de la confidentialité des renseignements personnels est au cœur des pratiques commerciales du Groupe Persona Innovation Inc. (ci-après « Persona »). Pour Persona, cela signifie de vous traiter de façon équitable et respectueuse.

La présente politique de sécurité (ci-après la « Politique ») s'applique à tous les produits, services et sites web mis à votre disposition par Persona dans le cadre du service AdVitam, dont l’objet est le suivant (ci-après le « Service »): le développement, l'exploitation, l'opération et l'amélioration d'une plateforme numérique ayant pour finalité de permettre à un client de fournir et au professionnel de la planification successorale (ci-après le « Professionnel ») choisi par ce dernier (notamment les avocats, comptables, notaires et planificateurs financiers) de recueillir les Contenus (tel que ce terme est défini ci-après) nécessaires à la constitution d'un dossier à l'usage exclusif dudit Professionnel. Le Contenu permettra au Professionnel de conseiller son client adéquatement et, le cas échéant, de produire un acte, incluant mais non limitativement, un testament ou un mandat de protection.

La Politique s’adresse à tous les utilisateurs du Service, soit aux Professionnels et aux clients de ces derniers. Elle vous informe des engagements de Persona en matière de gestion et de protection des Contenus (tel que ce terme est défini ci-après) de même que des moyens mis en place afin d’assurer la confidentialité de la vie privée, des renseignements personnels et des dossiers des Professionnels.

Afin de vous offrir le Service, Persona doit accéder à certains Contenus vous concernant. Ces Contenus sont gérés en toute discrétion et avec toute la rigueur professionnelle nécessaire grâce à des mesures de contrôle efficaces. Ils sont également gérés en conformité avec les lois et règlements applicables.

Le Service comporte une section relative à votre acceptation des conditions d’utilisation. Cette acceptation constitue, par le fait même, l’acceptation de la présente Politique et votre consentement permettant à Persona d’accéder et, dans certaines circonstances, de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels vous concernant. Il est donc important de prendre connaissance de ces conditions d’utilisation et de cette Politique avant de les accepter.

Les Contenus

Dans la Politique, Contenus signifie les données, métadonnées et documents technologiques échangés par le client et son Professionnel utilisant le Service, incluant tout Renseignement personnel (telle que cette expression est définie ci-après), toute information confidentielle selon sa nature ou désignée comme telle et toute information sujette au secret professionnel.

En effet, Persona reconnaît expressément que des Contenus qui lui sont transmis, dans le cadre du Service, sont protégés par le secret professionnel. Persona reconnaît que ce secret professionnel est un principe fondamental dans notre droit et tire sa source de divers lois et règlements dont plusieurs sont cités à la section « Cadre légal ».

Tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne est un « Renseignement personnel ».

Certaines données professionnelles comme le nom d’un employé et son titre ainsi que les coordonnées de son lieu de travail (adresse civique, et numéro de téléphone) ne sont pas des Renseignements personnels. Les renseignements relatifs aux compagnies et autres personnes morales sont également exclus de cette notion.

Collecte des Renseignements personnels

Dans le cadre de l'utilisation du Service, vous fournirez des Renseignements personnels à Persona, ou vous autoriserez les Professionnels à les recueillir pour Persona. Sauf exceptions prévues à la loi, Persona ne peut recueillir des Renseignements personnels vous concernant auprès de tiers qu’avec votre consentement.

Les Renseignements personnels sont recueillis afin de vous permettre de bénéficier du Service et seulement aux fins de ce dernier. Ils peuvent notamment être utilisés à des fins d’identification ou pour vous contacter. Si vous refusez de fournir ces Renseignements personnels ou de donner les consentements requis à leur égard, Persona pourrait être dans l’incapacité de vous fournir le Service.

Les Renseignements personnels que vous fournissez à Persona sont recueillis via le Service et les différents formulaires qu’ils contiennent. Par exemple, Persona pourrait colliger votre nom, numéro de téléphone, vos informations de facturation, votre adresse électronique, votre adresse postale ainsi que les informations concernant les transactions effectuées via le Service.

Les serveurs de Persona enregistrent automatiquement les informations que votre navigateur envoie chaque fois que vous utilisez le Service. Certaines informations liées à votre utilisation et activités du Service peuvent également être recueillies par Persona dans le but d’optimiser le Service.

Aucun moyen illicite n’est utilisé, par Persona ou les tiers qu’elle utilise, pour recueillir les Renseignements personnels qui vous concernent.

Usage des « cookies » et des balises web de votre navigateur

Les « cookies » et les balises web sont de petits fichiers qui permettent à Persona de mémoriser certaines informations. Persona utilise des « cookies » et des balises web pour permettre à certaines fonctionnalités des Services de comprendre et d'enregistrer vos préférences pour de futures connexions et de compiler des données sur les volumes de transactions, le « trafic » internet et le comportement des utilisateurs pour offrir de meilleures expériences et outils à l'avenir.

Persona pourra conclure des contrats avec des fournisseurs de services afin de l'aider à mieux comprendre les comportements de ses usagers. Vous pouvez configurer votre navigateur afin qu'il n'accepte pas les « cookies », toutefois il est possible alors que vous ne puissiez pas accéder à certaines portions ou fonctionnalités des Services auxquels vous avez souscrit.

Protection des Contenus

Persona prend les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer et maintenir le caractère confidentiel des Contenus. Par exemple, les Contenus sont transmis via la technologie SSL (Secure Socket Layer) et ils sont encryptés en transit et au repos. De surcroit, l'accès aux informations de votre compte nécessite un identifiant et un mot de passe. Vous devez conserver votre mot de passe confidentiel et vous devriez toujours terminer une connexion de manière sécuritaire et fermer votre navigateur internet après avoir terminé votre session.

Bien qu'aucun service ne soit à l’épreuve d’une faille, le Service est hébergé sur les infrastructures d’un tiers spécialisé dans l’hébergement de données. Ce tiers détient différentes certifications pour ses infrastructures, notamment des rapports SSAE-16 et des certifications PCI-DSS, possède une renommée mondiale et possède toute l’expérience requise dans la gestion et la sécurisation de centres de données.

Persona s’engage à se comporter de façon à protéger les Contenus, à en limiter l’accès aux personnes qui ont la qualité pour en prendre connaissance et doivent absolument y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions, aux fins du Service. Ces personnes seront informées par Persona du fait que les Contenus sont confidentiels et protégés par le secret professionnel et devront souscrire un engagement écrit à se comporter de façon à protéger ces confidentialité et secret professionnel.

Utilisation des Contenus par Persona

Persona ne peut utiliser les Contenus et les renseignements recueillis automatiquement (y compris les renseignements provenant de « cookies » et de balises web) qu’aux strictes fins suivantes :

  1. Fournir les services auxquels vous avez souscrit ;
  2. Améliorer les Services ;
  3. Vous permettre de profiter et de naviguer facilement sur l’internet ;
  4. Personnaliser et optimiser votre expérience en utilisant les Services ;
  5. Fournir ou offrir des mises à jour de logiciels et de la publicité ;
  6. Vous fournir des informations et des offres supplémentaires de la part de Persona ou de tiers ;
  7. Analyser l'utilisation des Services ;
  8. Gérer son site internet et ses applications web ;
  9. Générer et compiler des données et des informations utiles concernant les intérêts, les caractéristiques et le comportement des utilisateurs sur son site internet ou ses applications web ; et
  10. Vérifier que les utilisateurs des Services répondent aux critères requis pour traiter leurs demandes.

Persona se réserve le droit de compiler et de partager, dans les limites permises par la loi, des informations agrégées concernant ses utilisateurs, les transactions réalisées à l'aide du Service, ses ventes et son achalandage, par exemple aux fins de promouvoir le Service ou d’obtenir du financement. Lorsque ces informations sont partagées, elles ne contiennent aucun Contenu permettant l’identification d’une personne physique (Professionnel ou client).

Communication des Contenus

Persona ne peut, directement ou indirectement, communiquer, partager, vendre, donner ou autrement transférer les Contenus à un tiers, sauf dans les cas expressément permis par la loi.

Cela n'inclut pas les fournisseurs de confiance avec lesquels Persona est susceptible de faire affaires pour la gestion, l’exécution et l’amélioration du Service, auquel cas Persona ne peut donner accès aux Contenus que pour les besoins de ces tâches spécifiques.

Persona veille à ce que les Contenus demeurent hébergés en tout temps au Canada selon les lois en vigueur. S’il advenait que l’un des fournisseurs de Persona soit situé à l’extérieur du Canada, par exemple un tiers pour le traitement des paiements en ligne, il est possible que certains de vos Renseignements personnels soient transférés hors de la province de Québec ou du Canada, si requis dans l’exercice des fonctions ou dans la réalisation du mandat du fournisseur. Soyez assuré que seuls les renseignements essentiels à l’exercice des fonctions ou la réalisation du mandat seront alors transférés. Persona s’assurera par ailleurs que ces renseignements soient encryptés. Vos Renseignements personnels pourraient alors être soumis aux lois en vigueur à l’extérieur du Canada.

Soyez assurés que Persona sélectionne ses fournisseurs avec le plus grand soin. Ceux-ci doivent d’ailleurs signer une entente de confidentialité avec Persona qui les engage à n’accéder aux Contenus et à ne les utiliser qu’aux fins énoncées dans l’entente, et à accorder à ces Contenus un niveau de sécurité comparable à celui offert par Persona. Dans tous les cas, seuls les Contenus nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches sont mis à la disposition des fournisseurs.

De plus, Persona peut vendre, transférer ou partager d'une manière ou d'une autre certains ou la totalité de ses actifs, y compris les Contenus, dans le cadre d'une opération commerciale telle qu'une fusion, une acquisition, une réorganisation ou une vente d'actifs. Le cas échéant, vous recevriez un avis si les Contenus étaient transférés et devenaient soumis à une politique de confidentialité substantiellement différente.

Persona peut également divulguer les Contenus lorsqu'approprié pour se conformer à la loi ou pour appliquer ses politiques, protéger ses droits, sa propriété ou la sécurité de ses Services.

Services fournis par des tiers

Persona se réserve le droit d’inclure ou d’offrir des services fournis par des tiers via son Service. Si vous choisissez d'utiliser les services de ces tiers, Persona peut, avec votre consentement, faciliter le partage de vos informations et des documents que vous choisissez d'utiliser dans le cadre de ces services.

Votre utilisation de ces services n'est pas régie par la présente Politique de Persona. Persona et les Professionnels ne contrôlent pas les services de ces tiers ni la façon dont ils utilisent les informations et documents des clients. Assurez-vous d'examiner les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité de ces tiers avant d'utiliser leurs services.

Communications

Persona se réserve le droit de vous faire parvenir des notifications en lien avec votre usage du Service, ou pour fins d'avis concernant votre compte ou le Service. Vous devez accepter de recevoir ces communications essentielles.

En outre, Persona peut vous faire parvenir des communications telles que :

  1. Des avis concernant votre utilisation des Services, y compris des avis concernant la violation de conditions d’utilisation des Services ;
  2. Des mises à jour ;
  3. Des notifications en cas de panne de système, d'incident en lien avec la sécurité informatique, de mauvais fonctionnement ou d'erreur humaine ; et
  4. Des informations promotionnelles concernant les Services.

Vous pouvez terminer l’abonnement à la réception de ces communications en suivant les instructions incluses dans ces communications.

Traitement des plaintes

En cas de mésentente avec Persona relativement à l'exercice de vos droits énoncés aux présentes ou à toute autre situation liée à la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte à cet effet en communiquant avec Persona.

Changements à la présente politique

Persona se réserve le droit de modifier en tout temps la présente politique. Dans l'éventualité d'une modification, Persona publiera les changements apportés sur cette page et mettra à jour la "dernière date de modification".

Conditions d'utilisation

Prière de se référer à la section Conditions d'utilisation.

Cadre légal

La présente politique doit être interprétée et appliquée en fonction et en tout respect des lois et normes applicables, notamment :

  • Charte des droits et libertés de la personne du Québec (RLRQ, c. C-12);
  • Le Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64);
  • La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1);
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1);
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, c. 5);
  • La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1);
  • Loi sur le droit d’auteur (L.R. 1985, c. C-42);
  • Code criminel (L.R.C., 1985, ch. C-46);
  • Code des professions (RLRQ, c. C-26);
  • Code de déontologie des notaires (RLRQ c N-3, r 2);
  • Lois sur le notariat (RLRQ, c. N-2 et N-3);
  • Nouveau règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires entré en vigueur le 1er janvier 2018;
  • Règlement sur la tenue des études et des dossiers de notaires (RLRQ, c. N-3, r. 17);
  • Règlement sur l’exercice de la profession de notaire en société (RLRQ, c. N-3, r. 7).