Conditions d'utilisation

Bienvenue sur AdVitam^(MC) !

Merci d’avoir choisi les produits et services AdVitam^(MC) (les « Services »). Les Services sont fournis par la société Groupe Persona Innovation Inc. (ci-après « Persona »). Aux fins des présentes, Persona désigne l’ensemble des employés, sous-contractants, administrateurs et associés de l’entreprise.

Utilisation des Services de Persona

L’utilisation des Services de Persona implique votre acceptation des présentes conditions d’utilisation (les «Conditions»). En acceptant les Conditions, vous acceptez de vous y conformer. Vous êtes invités à les lire attentivement avant d’utiliser les services.

Les Conditions s'appliquent à tous les produits, services et sites web mis à votre disposition par Persona dans le cadre du service AdVitam, dont l’objet est le suivant (ci-après les « Services »): le développement, l'exploitation, l'opération et l'amélioration d'une plateforme numérique ayant pour finalité de permettre à un client de fournir et au professionnel de la planification successorale (ci-après le « Professionnel ») choisi par ce dernier (notamment les avocats, comptables, notaires et planificateurs financiers) de recueillir les Contenus (tel que ce terme est défini ci-après) nécessaires à la constitution d'un dossier à l'usage exclusif dudit Professionnel. Le Contenu permettra au Professionnel de conseiller son client adéquatement et, le cas échéant, de produire un acte, incluant mais non limitativement, un testament ou un mandat de protection.

Chaque licence octroyée par Persona pour l’utilisation des Services est valable pour un seul utilisateur et ne peut être partagée, sauf disposition expresse contraire.

Persona vise à accroître et à diversifier, sur une base continue, les Services. Sauf disposition expresse contraire, les Services ou toute nouvelle caractéristique qui modifie un ou plusieurs Services existants sont soumis aux présentes Conditions. Si des conditions additionnelles ou particulières à certains Services devaient s’appliquer, celles-ci seront mises à votre disposition avec les Services concernés. Si vous choisissez d’utiliser ces Services, vous acceptez que ces conditions additionnelles fassent alors également partie de votre engagement contractuel avec Persona.

Vous devez respecter les règles applicables aux Services. Il est strictement interdit de :

1. Contrefaire les en-têtes ou manipuler de toute autre manière le contenu transmis par l’intermédiaire des Services;

2. Télécharger, téléverser, afficher ou transmettre, par courriel ou de toute autre façon que ce soit, tout contenu comprenant des virus informatiques, logiciels malveillants ou tout autre code ou instruction conçu dans le but de nuire aux Services;

3. Interférer, gêner ou utiliser de façon abusive ou inappropriée les Services ou de refuser de vous conformer aux Conditions;

4. Contrevenir à toutes lois ou règlements applicables en utilisant les Services;

L’utilisation des Services de Persona, de même que ces Conditions, ne vous confèrent aucun droit de propriété intellectuelle sur les Services ni sur les contenus de Persona auxquels vous accédez via les Services. Par conséquent, il est interdit de :

5. Copier, modifier, vendre, revendre, louer, emprunter, distribuer les Services, tout droit d’accès aux Services ou tout autre service, application ou logiciel dérivé des Services;

6. Créer ou reproduire de quelque façon, en partie ou en totalité, ni même de tenter de trouver le code source des Services (à l’exception des cas prévus par la loi) à partir de renseignements obtenus par l’utilisation des Services ou de toute autre manière;

7. Créer des logiciels, applications, sites ou œuvres dérivées et basées, en tout ou en partie, sur le contenu des Services ou des Services eux-mêmes;

8. Utiliser une marque de commerce ou quelque représentation graphique distinctive présentes dans les Services;

9. Supprimer, masquer ou modifier les Services ou leur contenus;

10. Utiliser les Services, en tout ou en partie et incluant les contenus protégés qu’ils contiennent, d’une quelconque façon autre que celles expressément prévues aux présentes.

En cas de violation des éléments précédents, vous renoncez à vos droits d’utilisation et à tout autre droit conféré par les présentes. Vous reconnaissez le droit de Persona d’ainsi mettre fin aux présentes et de supprimer vos accès aux Services sans avis, et ce, sans limiter les autres droits ou recours conférés à Persona par les lois en vigueur.

Pour connaître les détails de la licence qui vous est octroyée par Persona ainsi que vos droits et obligations afférents à titre d’utilisateur, veuillez vous référer à la section Vos droits et obligations des présentes.

Les Services de Persona contiennent des contenus pouvant ne pas appartenir à Persona (ci-après les « Contenus »). Les Contenus sont composés de données, métadonnées et documents technologiques échangés par le client et son Professionnel utilisant les Services, incluant tout Renseignement personnel (telle que cette expression est définie ci-après), toute information confidentielle et toute information sujette au secret professionnel.

Tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne est un « Renseignement personnel ».

Les Contenus relèvent de l’entière responsabilité de l’entité ou la personne qui les a rendus disponibles. Ainsi, Persona reconnait que le Professionnel ne peut être tenu responsable des Contenus soumis par le client qui sont non conformes aux Conditions ou en violation des lois applicables.

Persona peut être requise de vérifier les Contenus dans le but d’assurer leur conformité aux lois applicables ou aux Conditions, dans les limites et aux fins énoncées par la Politique de confidentialité. Persona se réserve le droit de supprimer tout Contenu non conformes aux Conditions ou pouvant raisonnablement être en violation des lois applicables ou des Conditions.

Lors de l’utilisation des Services, Persona transmettra des messages liés au fonctionnement ou à l’administration des Services. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir certains de ces messages.

Paiement

En contrepartie de la licence qui vous est accordé par Persona en vertu des présentes, vous acceptez de payer le prix indiqué dans les Services au moment de votre souscription ou à la signature du Contrat de souscription le cas échéant, conformément au forfait que vous avez choisi et aux modalités qui y sont associées et définies dans les Services, en sus des taxes applicables.

Vous vous engagez à acquitter toute facture émise en vertu des présentes dans les trente (30) jours suivant sa date d’émission ou conformément aux termes définis sur ladite facture émise, à défaut de quoi, des frais de paiement en retard de 2 % composé mensuellement (26.82% par an), seront ajoutés au solde impayé à compter de la date de facturation.

La durée initiale du contrat est d’une durée de douze (12) mois. Le présent contrat est renouvelé automatiquement pour des périodes subséquentes et consécutives de douze (12) mois.

Vous pouvez modifier votre forfait et accepter, par le fait même, les changements de prix pouvant en découler conformément au nouveau forfait choisi et aux modalités qui y sont associées et définies dans les Services, en sus des taxes applicables.

Si vous faites défaut de payer à Persona les frais d’utilisation des Services selon les modalités indiquées dans les Services au moment de votre souscription ou entendus par les parties à la signature du Contrat de souscription, ou selon toute autre modalité de paiement convenue par les parties, vous conférez de ce fait à Persona le droit d’ainsi mettre fin aux présentes et de supprimer vos accès aux Services dans un délai de 30 jours suivant la réception d’un préavis à cet effet et ce, sans limiter les autres droits ou recours conférés à Persona par les lois en vigueur.

Votre compte AdVitam^(MC)

Votre compte AdVitam^(MC) vvous est attribué par un administrateur Persona ou par les Services lors de votre souscription en ligne.

Pour protéger votre compte AdVitam^(MC), veillez à préserver la confidentialité de votre mot de passe. Pour tous les Services, vous êtes seul responsable de la protection de vos codes d'utilisateur, identifiants, adresse courriel et/ou mots de passe et de toutes activités qui pourront être réalisées à l’aide de vos identifiants et/ou votre mot de passe.

Il est recommandé ne pas utiliser le même mot de passe que celui associé à votre compte AdVitam^(MC) pour l’utilisation d’applications tierces.

Il est de votre responsabilité d'informer immédiatement Persona de toute utilisation non autorisée de votre nom d'utilisateur, identifiant, adresse courriel et/ou de votre mot de passe et/ou de toute atteinte à la sécurité ou la confidentialité de vos Contenus et de prendre toutes les mesures raisonnables pour vous assurer de conditions de sécurité optimales lorsque vous utilisez les Services.

Si vous faites appel à un service de support technique fourni par Persona pour ses Services, il peut vous être demandé de fournir certaines informations (votre nom, votre prénom, votre sexe, votre adresse courriel) afin de vous identifier. Vous ne serez jamais requis de dévoiler votre mot de passe courant, lorsque vous utilisez ces services de support technique.

Vos droits et obligations

Vous demeurez personnellement et en tout temps le détenteur exclusif du droit d’utilisation des Services qui vous est accordé par Persona. Ce droit est non-transférable et non partageable, c’est-à-dire que vous ne pouvez partager votre compte avec d’autres Professionnels.

Vous êtes tenu d’aviser Persona de tout changement d’adresse de votre étude / cabinet, adresse qui figure dans la section « Mon profil » des Services, dans les trente (30) jours dudit changement.

Vous êtes pleinement responsable de l’équipement informatique nécessaire et utile au bon fonctionnement des Services. Tous les frais liés à l’utilisation des Services, en sus des frais directs d’utilisation des Services (par exemple, les frais de connexion à l’Internet ou à d’autres systèmes externes) sont votre responsabilité exclusive.

Certains des Services de Persona sont disponibles sur plateformes technologiques mobiles. Ne les utilisez pas d’une manière susceptible de vous distraire et de vous empêcher de respecter le code de la sécurité routière.

Protection de la vie privée et des droits d’auteur

Persona est soucieuse du respect de votre vie privée et des renseignements personnels confiés lors de l'utilisation des Services.

La Politique de confidentialité de Persona explique comment sont traités les Contenus et comment est protégée la vie privée lors de l’utilisation des Services. En utilisant les Services, vous acceptez que Persona puisse accéder aux Contenus, mais ce, toujours en stricte conformité avec sa Politique de confidentialité et toutes les lois et règlements applicables. Dans tous les cas, l’accès aux Contenus ne sera exécuté que dans le but spécifique de vous offrir un service de support technique ou de corriger un quelconque problème lors de l’utilisation des Services.

Chaque représentant de Persona a exécuté une convention de confidentialité et de non-communication des renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Persona s’engage à vous aviser sans délai de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité (incluant les dispositions contenues à sa Politique de confidentialité) et relatives à la protection du secret professionnel et ce, tant à l’égard de violations contractuelles que de celles qui pourraient découler de l’application d’une loi, notamment, mais non limitativement, de toutes lois fiscales.

En cas de divulgation non-autorisée des Contenus, Persona s’expose, en plus des pénalités prévues aux Lois, aux sanctions suivantes en fonction de la nature, de la gravité et des conséquences de son geste :

1. remboursement à l’utilisateur concerné de toute somme raisonnable que ce dernier serait dans l'obligation de défrayer suite à la divulgation non-autorisée, et ce, jusqu’à concurrence de 2000$ dans le cas d’une première offense, et de 5000$ dans le cas d’une récidive;
2. mesure disciplinaire au représentant fautif de Persona pouvant inclure une réprimande, une suspension, un congédiement ou toute autre sanction prévue ou imposée conformément aux conventions collectives de travail et aux protocoles en vigueur, selon les ententes contractuelles.

Vos contenus et les Services

Certains des Services de Persona vous permettent de soumettre des Contenus sous forme de textes, d’images ou sous toutes autres formes acceptées par les Services. Chaque utilisateur des Services conserve ses droits sur les Contenus qu’il soumet.

Suivant une demande écrite reçue du client du Professionnel et jugée conforme aux présentes, Persona se réserve le droit de modifier tout accès aux Contenus du client, dûment identifiés par ledit client dans sa demande. Tout Professionnel concerné par la demande sera avisé au préalable de toute modification, incluant l’ajout d’un accès aux Contenus par un autre Professionnel, et du moment de sa mise en application. Toutefois, Persona ne vous révèlera pas l’identité de cet autre Professionnel.

Persona se dégage de toute responsabilité pour toutes pertes d’honoraires ou préjudices en raison de ce changement, et ce, de quelque nature que ce soit.

En tant que Professionnel désigné au dossier de vos clients, il est de votre responsabilité de conserver les Contenus requis à la constitution de vos dossiers professionnels hors Services. Ces Contenus peuvent être extraits des Services à la pièce, de façon numérique, via une impression PDF, ou sur support papier selon vos préférences. Il est fortement recommandé d’effectuer cette extraction dès la terminaison de chacun de vos mandats pour vous assurer de respecter vos obligations professionnelles et de minimiser le temps consacré à cette tâche.

En tout temps, le client peut exiger que son Professionnel perde son accès aux Contenus ou même exiger que ses Contenus soient détruits. Suivant une demande écrite du client à cet effet, un préavis écrit de 30 jours vous sera acheminé, indiquant la date à laquelle l’accès aux Contenus sera retiré ou les Contenus seront détruits. Il est de votre unique responsabilité de veiller à extraire les Contenus requis à la constitution de vos dossiers professionnels hors Services à l’intérieur de ce délai.

En tant que Professionnel désigné au compte d’un client, vous pouvez cesser en tout temps votre prestation de services, pour quelque raison que ce soit et exiger de Persona qu’elle mette fin à votre accès au compte de ce client. Un autre Professionnel du choix de votre client peut alors être désigné à son compte et Persona ne pourra pas vous révéler l’identité de cet autre Professionnel.

Persona se dégage de toute responsabilité quant à toutes pertes ou préjudices subis en raison de cette cessation de services, et ce, de quelque nature que ce soit, incluant mais non limitativement, honoraires et déboursés.

Lorsque vous soumettez des Contenus, vous concédez à Persona le droit d’accéder à ces Contenus à des fins d’amélioration et développement de ses Services, de la façon et aux fins précisées dans sa Politique de confidentialité. Cette autorisation demeure en vigueur pour la durée du contrat de licence ou de protection des Contenus, même si vous cessez d'utiliser les Services. Assurez-vous de détenir tous les droits vous permettant d'accorder à Persona ce droit d’accès aux Contenus soumis.

Les Services analysent vos Contenus afin de vous proposer des fonctionnalités pertinentes, tels des résultats de recherche personnalisés, des publicités sur mesure et la détection des pourriels et des logiciels malveillants.

Persona pourrait devoir, dans les cas expressément permis par la loi ou suivant le consentement du client, transmettre les Contenus de ce dernier ou les rendre accessibles aux autorités judiciaires ou de votre profession (par exemple la Chambre des notaires du Québec, le Barreau du Québec ou l’Autorité des marchés financiers).

Vous trouverez des informations additionnelles sur la manière dont Persona accède aux Contenus dans sa Politique de confidentialité ou éventuellement dans les conditions d’utilisation additionnelles. Lorsque vous soumettez à Persona des commentaires ou des suggestions quant à ses Services, vous autorisez Persona à les utiliser sans solliciter d’autre autorisation.

Liens vers d’autres sites et contenus

Les Services peuvent inclure des liens vers d’autres sites web via l’internet ou autres contenus externes aux Services. Dans la mesure où elle ne peut contrôler ces sites et ces sources externes, Persona ne peut être tenue responsable de leur disponibilité et n’accepte aucune responsabilité quant aux contenus, liens, publicités, produits, services ou tout autre matériel disponible dans ou à partir de ces sites ou sources externes.

Persona ne peut être tenue responsable de tous dommages ou pertes avérés ou allégués consécutifs ou en relation avec l'utilisation ou avec le fait d'avoir fait confiance au contenu, à des biens ou des services disponibles sur ces sites ou sources externes.

Par conséquent, il vous incombe de faire preuve de discernement et de vigilance dans l'utilisation que vous faites de ces contenus, et d'accepter tous les risques afférents, et notamment lorsque vous vous fiez à l'opportunité, à l'utilité ou au caractère complet du contenu des sites et sources externes proposés par les Services.

Les liens vers des sites web offrant, le cas échéant, des logiciels téléchargeables ne sont fournis que pour votre commodité et Persona ne peut être tenue responsable de quelque difficulté associée au téléchargement de tels logiciels.

Les liens vers d'autres sites web n'indiquent pas que ces sites cautionnent Persona ou les Services.

Modification et fin des Services

Persona n’a de cesse de modifier et d’améliorer ses Services. Il est donc possible que des fonctionnalités ou fonctions soient ajoutées, modifiées ou supprimées ou que tout ou partie des Services soient interrompus temporairement ou de manière permanente. Ces améliorations et modifications peuvent faire l’objet d’une mise à jour automatique sans préavis ni demande d’autorisation supplémentaire. Vous acceptez ces améliorations et modifications automatiques. En cas de refus, vous devez cesser d’utiliser les Services.

Le cas échéant, un avis écrit vous sera acheminé dans un délai raisonnable afin de vous informer, au préalable, des modalités de l'interruption ou de la fin des Services à venir. Dans le cas d’une fin des Services qui aurait comme conséquence de vous empêcher d’accéder à certains Contenus, l’avis écrit vous sera acheminé 30 jours avant l’indisponibilité des Contenus, pour vous permettre de les extraire des Services, au besoin.

Persona peut mettre en vigueur des règles générales et des limites quant à l'utilisation des Services, et notamment, mais non limitativement, fixer un nombre maximal de jours pendant lesquels votre dossier est inactif et un nombre maximal d’accès aux Services pendant une période donnée (ainsi que la durée maximale de chaque accès). Le cas échéant, un avis écrit de 30 jours vous sera acheminé afin de vous informer, au préalable, des modalités des limites à venir et de vous permettre, le cas échéant, d’extraire des Contenus.

Persona peut également mettre fin, en tout ou en partie, au privilège d'accès correspondant à vos codes d'utilisateur, identifiants et mots de passe, et même supprimer vos codes d'utilisateur, identifiants et mots de passe en conformité avec ces Conditions. Toute résiliation du contrat de Services interviendra sur avis écrit préalable sauf dans les cas expressément prévus aux présentes. Le cas échéant, un avis écrit de 30 jours vous sera acheminé afin de vous informer des modalités de la résiliation à venir et de vous permettre d’extraire des Contenus.

Vous pouvez cesser d’utiliser les Services de Persona à tout moment, moyennant un préavis écrit de 30 jours transmis à Persona. Le cas échéant, la facturation des Services sera alors ajustée en fonction des modalités associées au forfait choisi lors de votre souscription. Il est de votre responsabilité de conserver les Contenus requis à la constitution de vos dossiers professionnels hors Services.

Si Persona doit interrompre, suspendre ou résilier les Services, Persona déploiera tous les efforts commercialement raisonnables pour vous permettre de récupérer vos Contenus. Persona ne peut, en aucun temps, être tenue responsable des dommages encourus suite à toute modification, suspension ou interruption du Service exécutée en conformité avec ces Conditions.

Si les Services nécessitent ou incluent l’utilisation de logiciels téléchargeables, les mises à jour de ces logiciels peuvent s’effectuer automatiquement. Certains Services vous permettent de modifier vos paramètres de mise à jour automatique.

Garanties

La prestation des Services est fonction de sa disponibilité. Elle est donc soumise à une obligation de moyens par Persona, dans les limites de ce qui est commercialement raisonnable pour Persona. Persona n’offre aucune autre garantie expresse ou implicite, incluant notamment mais non limitativement, les garanties afférentes et à la compatibilité des Services.

Sauf tel qu’expressément prévu à ces Conditions ou aux conditions d’utilisation additionnelles, ni Persona, ni ses fournisseurs ou distributeurs ne garantissent que :

1. Les Services ou les fonctionnalités spécifiques disponibles par le biais des Services ne seront interrompus, sont fiables, sont dépourvus de toute erreur ou qu’ils combleront vos besoins particuliers;

2. Les résultats qui peuvent être obtenus en utilisant les Services seront exacts;

3. Quelques défauts dans les Services, s'ils en existent, feront l'objet d'une correction par Persona.

Aucun conseil et aucune information, qu'ils soient oraux ou écrits, obtenus par vous de Persona ou lors de l'utilisation des Services, ne sont susceptibles de créer des garanties non expressément prévues par les présentes Conditions.

Persona ne fournit aucune garantie quant à l’équipement fabriqué et les logiciels développés par des tiers, qu’ils soient utilisés simultanément ou non avec les Services.

Certaines juridictions n’autorisent pas l’exclusion de certaines garanties, telles que la garantie implicite de qualité marchande, d’adéquation à répondre à un usage particulier et de conformité. Dans les limites permises par la loi, Persona exclut toute autre garantie que celles expressément prévues à ces Conditions ou aux conditions d’utilisation additionnelles.

Limitation de responsabilité pour les Services

Dans les limites permises par les lois applicables, Persona ainsi que ses fournisseurs et distributeurs, ne peuvent en aucun temps être tenus responsables pour tout dommage direct et indirect, notamment, mais non limitativement, les pertes de bénéfices, de revenus, de clientèle ou de données ou de toute autre perte de biens incorporels, et ce, même si Persona a été informé de la potentialité de tels dommages, pouvant survenir :

1. En cas de mauvaise utilisation, utilisation inappropriée, abusive ou négligente de votre part ou d’un utilisateur que vous avez autorisé à utiliser vos identifiants;

2. De l’impossibilité d’utiliser les Services, en tout ou en partie, résultant d’un cas de force majeure, c’est-à-dire de tout événement extérieur, irrésistible et imprévisible, tel qu’une catastrophe naturelle et qui empêche l’exécution d’une obligation;

3. A la suite d’un accès non-autorisé aux Services par un utilisateur utilisant vos accès;

4. À la suite des agissements d’un tiers lors de l’utilisation des Services;

5. À la suite de la perte ou du vol des appareils électroniques, mobiles ou non, d’un utilisateur.

En aucun cas, Persona, ses fournisseurs et distributeurs ne seront tenus responsables pour toute perte ou dommage accessoire, indirect, exemplaire ou punitif lié à une perte de confiance (dans un contexte de responsabilité contractuelle, extracontractuelle ou autre), y compris, sans limitation, des dommages subis en raison d’une perte de profit ou de revenu.

Dans les limites permises par les lois applicables, la responsabilité totale de Persona, de ses fournisseurs et distributeurs, pour toute réclamation dans le cadre des présentes Conditions, y compris pour toute garantie implicite, est limitée à la plus petite valeur entre a) le montant que vous avez payé à Persona pour utiliser les Services au cours des douze (12) derniers mois et b) le montant des dommages réels que vous avez directement subis et que vous pouvez prouver.

Utilisation des Services par une entreprise

Si vous utilisez les Services de Persona pour le compte d’une entreprise telle que définie au Code civil du Québec, cette dernière doit accepter les présentes Conditions. Elle doit en outre, conformément et dans les limites prévues aux présentes, dégager de toute responsabilité Persona, ses sociétés affiliées, ses agents et ses salariés et les garantir contre toute réclamation, poursuite ou action en justice résultant de ou liée à son utilisation des Services ou faisant suite à une violation des présentes Conditions, y compris toute responsabilité et charge financière résultant de réclamations, de pertes ou de dommages constatés, de poursuites engagées et de jugements prononcés, et des frais judiciaires et extrajudiciaires afférents.

Marques déposées

Tous les renseignements figurant dans le présent site et dans les Services sont protégés en vertu des lois sur les droits d'auteur. Les utilisateurs de ce site sont autorisés à en copier le contenu pour leur usage personnel et dans le respect des présentes, mais nul n'a le droit de redistribuer, de reproduire, de publier à nouveau, de sauvegarder sur tout support, de retransmettre ou de modifier des renseignements qu'ils contiennent à des fins commerciales sans obtenir l'autorisation préalable de Persona ou encore d'en faire un usage public sans en mentionner la source.

Toutes les marques de commerce et logos (y inclus certains noms, mots, titres, dessins, illustrations et icônes) qui figurent sur des pages de ce site et dans les Services sont des marques de commerce déposées de Persona ou de tiers, desquels Persona a obtenu autorisation. Toute utilisation de ces marques est strictement interdite sans l'autorisation écrite et préalable du propriétaire. Le téléchargement, la retransmission, la copie ou la modification non autorisés des marques de commerce ou du contenu de ce site et des Services pourraient constituer une infraction aux lois fédérales ou aux autres lois applicables aux droits d'auteur et aux marques de commerce, et l'auteur de ces infractions pourrait faire l'objet d'une action en justice.

Cadre légal

Les présentes doivent être interprétées et appliquées en fonction et en tout respect des lois et normes applicables, notamment :

1. Charte des droits et libertés de la personne du Québec (RLRQ, c. C-12);
2. Le Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64);
3. La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1);
4. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1);
5. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, c. 5);
6. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1);
7. Loi sur le droit d’auteur (L.R. 1985, c. C-42);
8. Code criminel (L.R.C., 1985, ch. C-46);
9. Code des professions (RLRQ, c. C-26);
10. Code de déontologie des notaires (RLRQ c N-3, r 2);
11. Lois sur le notariat (RLRQ, c. N-2 et N-3);
12. Nouveau règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires entré en vigueur le 1er janvier 2018;
13. Règlement sur la tenue des études et des dossiers de notaires (RLRQ, c. N-3, r. 17);
14. Règlement sur l’exercice de la profession de notaire en société (RLRQ, c. N-3, r. 7).

Dispositions spécifiques à l’entente de fourniture de service d’externalisation aux notaires

Ces dispositions ont préséance sur toute disposition contractuelle contraire ou inconciliable contenue dans tout autre contrat conclu entre Persona et le Notaire (incluant ici tout contrat conclu avec toute société par l’entremise de laquelle le Notaire exerce sa profession, le cas échéant).

De plus, ces dispositions ne doivent pas être interprétées comme venant diminuer ou autrement alléger les obligations du Notaire aux termes de la loi, notamment, mais non limitativement, celles prévues au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires et au Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires.

DÉFINITIONS

Les mots et expressions qui suivent ont, sauf si le contexte le requiert autrement, le sens qui leur est ci-après donné et ce, indépendamment du fait qu’ils débutent ou non par une lettre majuscule :

1. « Ayant droit » signifie un liquidateur, un représentant, un successible, de même que toute personne ayant le pouvoir d’exercer un droit sur les Contenus en vertu du Code des professions, de la Loi sur le notariat applicable et des règlements qui en découlent.
2. « Chambre » désigne la CHAMBRE DES NOTAIRES DU QUÉBEC, personne morale de droit public régie par le Code des professions et par la Loi sur le notariat, inscrite au fichier des autorités publiques sous le numéro 8814180590, ayant son siège au 2045, rue Stanley, bureau 101, Montréal, province de Québec, H3A 2V4.
3. « Contrat » ou « Contrat de service » signifie le présent contrat de fourniture de service conclu entre Persona et le Notaire.
4. « Directive de sécurité » signifie la « Directive de sécurité - Fournisseurs de service d’externalisation aux notaires » adoptée par la Chambre et en vigueur au moment de la signature du présent Contrat ainsi que chaque modification qui y sera apportée unilatéralement par la Chambre. Cette directive de sécurité régit le cadre de la sécurité des Contenus et de leur accès, tant sur le plan administratif, technique que physique.
5. « Écrit » désigne tout écrit porté sur quelque support ou technologie que ce soit, le tout en conformité avec la liberté prévue à cet effet à l’article 2 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
6. « Entente de fourniture de service d’externalisation » signifie l’entente de fourniture de service d’externalisation aux notaires à intervenir entre la Chambre et Persona, incluant son préambule, chaque document annexé à celle-ci et chaque modification ou ajout qui lui est apporté dans le temps.
7. « Notaire » signifie la personne titulaire d’un permis d’exercice délivré par la Chambre, inscrite ou non au tableau de l’Ordre, qui utilise le Service et qui est partie au présent Contrat, excluant la société au sein de laquelle un notaire exerce ses activités professionnelles.

RÈGLES D’INTERPRÉTATION

Tous les délais prévus au Contrat sont de rigueur.

Le présent Contrat ne doit en aucun cas être interprété comme contenant une ou des stipulations pour autrui qui seraient faites en faveur de clients de Notaires.

ENGAGEMENTS ET CONSENTEMENTS DE PERSONA

Persona s’engage à :

1. fournir les Services conformément à la plus récente Entente de fourniture de service d’externalisation et à la plus récente Directive de sécurité et en respectant les engagements pris auprès de la Chambre concernant la prestation des Services, notamment, mais non limitativement, ceux décrits au Contrat;
2. maintenir les Services de façon continue et ininterrompue pendant toute la durée du Contrat, le tout, sous réserve de ce qui suit : Persona doit assurer la disponibilité des Contenus en moins de soixante-douze (72) heures en cas de force majeure. Si les Services devaient être interrompus durant les heures normales de bureau du Notaire pour des raisons ne relevant pas de la force majeure ou d’un entretien planifié, Persona devra faire en sorte que les Services soient rétablis au plus tard quatre (4) heures consécutives non entrecoupées d’un jour de congé, à compter de l’interruption;
3. aviser préalablement le Notaire de la tenue de tout entretien planifié, de mise à niveau ou de toute autre opération du genre qui auront pour effet de rendre le Service indisponible;
4. rendre disponible au Notaire, sur simple demande verbale de sa part ou de l’initiative de Persona, un service de soutien technique et tout autre service connexe permettant d’assurer le maintien des opérations professionnelles du Notaire;
5. rendre les Contenus accessibles en tout temps (sous réserve des dispositions précédentes) au Notaire ou aux Ayants droit, sur leur simple demande verbale.

DESTRUCTION DES CONTENUS PAR PERSONA

Persona doit détruire les Contenus de façon sécuritaire, de la manière prévue à la Directive de sécurité.

Cette destruction ne peut être réalisée avant la plus tardive des éventualités suivantes :

1. dès le deuxième (2e) mois suivant la demande du client à cet effet;
2. dès le sixième (6e) mois après l’envoi à la Chambre des listes prévues à l’Entente de fourniture de service d’externalisation, si le Notaire a cessé d’être lié par le présent Contrat au cours de l’année civile visée par ces listes;
3. la survenance de la date de destruction prévue au calendrier de conservation de Persona.

MOTIFS DE RÉSILIATION

En plus de tous autres motifs convenus entre le Notaire et Persona, ceux-ci conviennent que la résiliation de l’Entente de fourniture de service d’externalisation emportera résiliation du Contrat. À cet effet, Persona aura l’obligation d’aviser le Notaire sans délai de la survenance d’une telle résiliation.

CONFIDENTIALITÉ DE L’INFORMATION

Persona s’engage, conformément aux présentes et à sa politique de confidentialité, à :

1. ce que ni lui, ses employés, agents, partenaires, représentants ou dirigeants n’utilisent ou ne divulguent des Contenus sans y être dûment et expressément autorisé par les personnes habilitées à le faire;
2. respecter la loi applicable au Québec relativement à tous Contenus.

Persona se porte garant du non-respect de tout engagement le concernant par ses employés, agents, partenaires, représentants ou dirigeants et consent à assumer la responsabilité de tout dommage pouvant découler du non-respect du caractère confidentiel des Contenus en possession de ces personnes conformément aux présentes et à sa politique de confidentialité.

Persona doit assurer la protection des Contenus et ne pas se comporter de façon à violer le secret professionnel du Notaire se rapportant à ces Contenus, notamment, en informant des tiers du nom de clients de Notaires, sauf du consentement du client concerné.

Persona doit assurer la protection des Contenus contre les accès non autorisés et ne pas les utiliser, conformément aux présentes et à sa politique de confidentialité, à d’autres fins que celles faisant l’objet du Contrat.

SECRET PROFESSIONNEL

Une copie de tout avis donné au Notaire en raison de de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité (incluant les dispositions contenues à sa Politique de confidentialité) et relatives à la protection du secret professionnel devra également être envoyée sans délai à la Chambre.

Cette disposition ne doit en aucun temps être interprété comme limitant ou restreignant la portée générale des autres dispositions du Contrat.

DÉCLARATION ANNUELLE

En vertu de l’Entente de fourniture de service d’externalisation, Persona s’engage à compléter et retourner à la Chambre, à ses frais, entre le premier (1er) janvier et le trente et un (31) mars de chaque année, une déclaration annuelle de renseignements sur le formulaire prescrit par la Chambre.

Persona doit joindre à cette déclaration annuelle deux listes sur un support faisant appel aux technologies de l’information précisé par la Chambre au moment opportun contenant minimalement et sous réserve de toute directive contraire, d’une part, les noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, code de notaire, date de la première utilisation des Services de tous les Notaires à qui les Services sont rendus par Persona au 31 décembre de l’année civile terminée immédiatement avant la période de production de la déclaration annuelle et, d’autre part, les noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, code de notaire et date de la dernière utilisation des Services par tous les Notaires qui ont cessé d’être liés par un Contrat de service avec Persona au cours de l’année civile terminée immédiatement avant la période de production de la déclaration annuelle.

Par les présentes, le Notaire consent expressément à cette communication de renseignements de Persona à la Chambre.

ENGAGEMENTS ET DÉCLARATIONS DU NOTAIRE

Le Notaire s’engage envers la Chambre, laquelle accepte cet engagement en sa faveur, à respecter la résiliation de l’Entente de fourniture de service d’externalisation, le tout, sans possibilité d’exiger de dommages-intérêts de la Chambre ou quelque autre compensation que ce soit à son égard ou d’intenter à l’égard de la Chambre quelque recours que ce soit.

Par ailleurs, le Notaire reconnaît que la Chambre n’effectue pas un audit complet des activités de Persona et qu’à ce titre, divers éléments, notamment, mais non limitativement, la performance globale des Services, les fonctionnalités des Services et la qualité du service à la clientèle de Persona ne font pas l’objet d’une évaluation ou d’un contrôle par la Chambre. Par conséquent, il est de la responsabilité du Notaire de s’assurer que ces éléments conviennent à ses besoins.

MODIFICATIONS AU CONTRAT

Persona s’engage à modifier le Contrat pour y intégrer toute modification apportée par l’Entente de fourniture de service d’externalisation et à y faire adhérer les Notaires, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de telle modification.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Les conditions contenues dans la présente section et aux présentes entrent en vigueur à la plus tardive de la date de la clôture du Contrat ou à la date de signature d’une entente conclue entre Persona et la Chambre autorisant Persona à conclure ce Contrat de service.

À propos de ces Conditions

Persona se réserve le droit de modifier ces Conditions ou toute autre condition d’utilisation complémentaire s’appliquant aux Services, par exemple, pour refléter des modifications de la loi ou de ses Services ou pour toute autre raison. Persona vous recommande de consulter régulièrement les Conditions. Les modifications apportées à ces Conditions seront notifiées sur cette page. Les modifications ne s’appliqueront pas de façon rétroactive. Si vous n’acceptez pas les modifications apportées aux Conditions d’un service donné, vous devez cesser toute utilisation des Services.

En cas de conflit entre ces Conditions et des conditions d’utilisation additionnelles, ce sont ces dernières qui prévalent.

Les présentes Conditions constituent la totalité de l'accord passé entre Persona et l'utilisateur des Services et se substituent à tout accord intervenu antérieurement entre vous et Persona pour l'utilisation des Services. Ces Conditions régissent votre relation avec Persona et ne créent pas de droit pour des tiers bénéficiaires.

Si vous ne respectez pas ces Conditions et que Persona ne prend pas immédiatement de mesure à ce sujet, cela ne signifie pas que Persona renonce à ses droits.

S’il s’avère qu’une condition particulière n’est pas applicable ou judiciairement déclarée inapplicable, cela sera sans incidence sur les autres portions de ces Conditions. Les titres des articles ne sont qu’à titre indicatif.

Ces Conditions sont régies et interprétées selon les lois en vigueur dans la province de Québec.

Les éventuels litiges liés aux présentes Conditions ou aux Services seront régis par les lois du Québec, à l’exclusion des règles de conflit de lois de cette Province et de tout forum d’arbitrage commercial. Toute réclamation liée aux présentes Conditions ou aux Services relèvera exclusivement de la juridiction des tribunaux fédéraux ou des tribunaux provinciaux du Québec, Canada. Persona et vous-même acceptez par les présentes de vous soumettre à la compétence de ces tribunaux.

Le singulier et le masculin ont été utilisés à des fins pratiques uniquement et n’excluent ni le pluriel ni le féminin.